Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Devant le développement des nouveaux outils de communication, il est nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. C'est pourquoi, nous nous engageons à respecter la confidentialité des renseignements personnels que nous collectons. 

Sur les plans éthique et législatif, les psychologues sont tenus de protéger la vie privée de leurs clients et toute personne au sein de la clinique Neuropsy Enfant doit signer une entente de confidentialité qui assure aux clients la protection de leur vie privée.

Protection des renseignements personnels des clients

Conformément à la législation fédérale relative à la protection de la vie privée, la clinique Neuropsy Enfant a mis en œuvre ces politiques concernant la collecte et la protection des renseignements confidentiels.

Quels sont les renseignements recueillis et à quelles fins sont-ils utilisés?

Les renseignements personnels comprennent le nom de l’enfant et de son parent, le numéro de téléphone ainsi que d'autres coordonnées et renseignements démographiques de base du parent. Les renseignements personnels sur le profil de l’enfant et autres renseignements nécessaires à l’évaluation de l’enfant comprennent des réponses à des formulaires qui sont conservés par le psychologue, ainsi que des renseignements sur des services qui peuvent avoir déjà été reçus. 

Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis au travers de formulaires et grâce à l'interactivité établie entre vous et le site Web. Ces renseignements sont recueillis pour plusieurs raisons :

• Pour correspondre avec le client
• Pour orienter les services
• Pour prendre les rendez-vous
• Pour repérer les clients et les dossiers associés;
• Pour communiquer avec les clients au besoin (p. ex., changements apportés aux rendez-vous);
• Pour des fins administratives et comptables, y compris le recouvrement des paiements et la facturation aux tiers payeurs;
• Pour consigner et faciliter l'élaboration et la prise en charge d'une évaluation, d'un diagnostic, d'un traitement et d'une continuité des soins appropriés.

Consentement

Le consentement du client est obtenu à travers le questionnaire préliminaire dans le cadre d’une demande de service (en vue du triage), de même qu’à la première séance dans le cas d’obtention de services. Par la suite, en continuant de participer à l'évaluation ou à l’intervention, le client continue à donner son consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des renseignements personnels pour les fins des traitements et des soins pour son enfant. Cette confidentialité peut, toutefois, être partagée avec certains membres de la clinique dans un unique but de supervision ou de consultation. Dans tous les autres cas, le consentement du parent reste nécessaire pour toute communication ou transmission d’informations sur le dossier de l’enfant.

Voici ce à quoi les clients peuvent s'attendre :

• Les renseignements personnels ne sont pas utilisés, divulgués ou conservés pour des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que le client n'ait donné son consentement à cet effet.
• Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations.
• Certains renseignements personnels peuvent être divulgués sans le consentement du client si la loi l'exige ou l'autorise (voir ci-après pour en savoir plus).
• Les renseignements personnels sont uniquement divulgués aux tiers payeurs au besoin afin d'assurer le paiement des services ou la continuité des soins.
• Tous les efforts sont déployés pour veiller à l'exactitude des renseignements personnels.
• Les renseignements personnels, sous format papier et électronique, sont conservés en toute sécurité.

Limites de la confidentialité :

En matière d'exception à la règle de confidentialité, un psychologue a l’obligation légale de :

• Prévenir une victime potentielle qu'un client a l'intention de lui causer un préjudice.
• Prévenir les autorités et les professionnels de la santé compétents qu'un client a l'intention de se suicider.
• Communiquer le dossier d'un client lorsqu'il est exigé par un tribunal.
• Répondre, sous serment, aux questions posées par la Cour en tant que témoin devant un tribunal.
• Répondre à toutes les questions de l’Ordre des Psychologues du Québec si le comportement éthique d'un psychologue fait l'objet d'une enquête.
• Signaler aux autorités compétentes tout cas d'abus ou d'exploitation d'un enfant, d'une personne âgée ou d'une personne handicapée.
• Signaler un cas d'abus ou d'exploitation d'un client ou d'un patient par un professionnel de la santé.

Sécurité

Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d'assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n'offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l'on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.

Les droits du client

• Les clients ont le droit de savoir pourquoi leurs renseignements personnels sont recueillis, comment ils sont utilisés, et à qui ils sont communiqués.
• Les clients ont le droit de demander un accès approprié à leurs renseignements personnels. Des frais peuvent s'appliquer pour traiter cette demande d'accès.
• Les clients ont le droit de contester l'exactitude et l'exhaustivité de leurs renseignements et de demander une modification à ceux-ci.
• Pour toute demande d'accès aux renseignements personnels, les clients doivent s'adresser à la direction de la clinique.
• Les clients peuvent soulever des questions quant à la conformité de Neuropsy Enfant vis-à-vis les principes de la législation sur la protection des renseignements personnels.

Droits d’opposition et de retrait

Nous nous engageons à vous offrir un droit d'opposition et de retrait quant à vos renseignements personnels.

Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez communiquer avec Mme Marie-Josée Caron à l'adresse postale suivante : 

123, rue Somerville, Montréal QC H3L 1A1
par courriel : info@neuropsyenfant.ca 
ou téléphone au : 514-903-5243

Personne responsable de la protection des renseignements personnels 

Conformément à la léglislation PL64 (Loi 25), madame Marie-Josée Caron, Ph.D., neuropsychologue et directrice générale, assume le rôle de responsable de la protection des renseignements personnels au sein de Neuropsy Enfant.

Si vous croyez être victime d'un bris de confidentialité

Si vous avez été impliqué dans un incident touchant la confidentialité de vos informations personnelles, prière d'aviser notre responsable de la protection de la vie privée, soit Dre Marie-Josée Caron, neuropsychologue, aux coordonnées ci-haut mentionnées. Nous nous engageons à faire suite à votre demande dans les meilleurs délais et à corriger toutes situations fautives le plus rapidement possible. 

Législation

Nous nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels. Pour en savoir plus sur la loi 25, consulter le site du Gouvernement du Québec.

Politique de Gestion des Plaintes en vertu de la Loi 25

Responsable des Plaintes 

La personne désignée comme responsable des plaintes (le responsable) est également chargée de la protection des renseignements personnels au sein de notre clinique. Le responsable veille à ce que toutes les plaintes soient traitées en conformité avec la procédure énoncée ci-dessous.

Dépôt d'une Plainte 

Toute plainte doit être soumise par écrit, en précisant clairement la nature du problème rencontré.

Réception de la Plainte 

Une fois la plainte reçue, le responsable envoie un accusé de réception au plaignant dans un délai de 7 jours ouvrables.

Traitement de la Plainte

Le responsable initie le processus de traitement de la plainte dès sa réception. L'analyse de la plainte est effectuée dans un délai de 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires pour son étude, et/ou dans tout délai additionnel nécessaire pour compléter cette analyse. Une communication régulière avec le plaignant est maintenue pour le tenir informé du progrès de l'analyse.

Résolution de la Plainte 

À la conclusion de l'examen, le responsable fournit une réponse finale écrite et motivée au plaignant, indiquant les mesures prises et les conclusions de l'analyse.

Dossier de Plainte

Chaque plainte est documentée dans un dossier distinct qui comprend :

• La plainte écrite du plaignant avec tous ses éléments ;

• Les résultats de l'analyse de la plainte et les documents justificatifs ;

• La réponse finale écrite et motivée au plaignant.

Tous les dossiers de plaintes sont traités de manière confidentielle, conservés de manière sécurisée et inscrits dans un registre dédié. Seul le responsable a accès à ces documents.

Entrée en vigueur 

Cette politique est effective à partir du 25 septembre 2023.